关于印发《天津市机关事务管理局公文处理办法》的通知
机关各处室、局属企事业各单位：
现将《天津市机关事务管理局公文处理办法》印发给你们，请认真遵照执行。
2021年10月8日
（此件主动公开）
天津市机关事务管理局公文处理办法
第一章 总则
第一条 为提高公文处理工作质量和效率，提升机关事务管理局公文处理工作规范化、制度化、科学化水平，根据《党政机关公文处理工作条例》和《天津市机关事务管理局工作规则》（津机管发〔2020〕20号），结合工作实际，制定本办法。
第二条 本办法所指公文是市机关事务管理局实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规范性文件，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第三条 公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 局办公室是全局公文处理工作的管理机构，负责局公文处理工作，对我局公文统一进行收发、审核、用印、归档、销毁，并对机关各处室、局属各单位公文处理工作进行业务指导和督促检查。
机关各处室、局属各单位应高度重视公文处理工作，严格遵守《党政机关公文处理工作条例》和本办法，加强对本处室、单位公文处理工作的管理。
第二章 常用的公文种类
第六条 根据市机关事务管理局工作特点及行文需要，常用公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级单位不适当的决定事项。
（三）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
（四）公告。适用于向社会宣布重要事项或法定事项。
（五）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
（六）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（七）通知。适用于公布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。
（八）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（九）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。
（十）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（十一）批复。适用于答复下级单位请示事项。
（十二）函。适用于不相隶属机关（单位）之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十三）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印刷份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。份号一般用6位3 号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。标注方法为“密级★保密期限”。凡未标明保密期限的涉密公文，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定并管理。密级和保密期限一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，特别紧急的公文应注明具体时限要求。标注紧急程度，一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。使用小标宋体字，居中排布在公文首页上端，上边缘至版心上边缘为 35mm，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前，也可以单独用主办机关名称；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位 ( 即 1 不编为 01 )，在阿拉伯数字后加“号”字。市机关事务管理局的发文字号包括：
1.局党组发文：津机管党报、津机管党发、津机管党任、津机管党函。
2.局行政发文：津机管报、津机管发、津机管规、津机管函。
3.局办公室发文：津机管办发、津机管办函。
启用新发文字号，必须经局行政发文确认。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用 3 号仿宋体字，签发人姓名用 3 号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题应准确概括公文主要内容。标题一般用 2 号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见“抄送机关”。
主送机关一般由承办处室（单位）确定。局公文主送机关排列顺序一般为：
1．发往全市机关事务管理系统的公文一般写作：各区机关事务管理局，各部委办局机关事务管理部门，有关单位。
2．发往局系统的公文一般写作：机关各处室、局属企事业各单位；各基层党委、总支、支部。
（九）正文。公文的主体，用来表达公文的内容。编排时公文首页必须显示正文，一般用 3 号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、” “（一）” “1. ” “（1）”标注；一般第一层用黑体字；第二层用楷体字；第三层和第四层用仿宋体字标注。
（十）附件说明。公文附件顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符，印章用红色。有特定发文机关标志的普发性公文（如：会议纪要等）和电报可以不加盖印章。当正文之后的空白处容不下印章位置时，应采取调整字距、行距的方式，使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方式解决。
（十四）附注。公文印发传达范围、公开属性、联系人等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。报上级的请示、意见、报告，应在“附注”处注明联系人的姓名和电话。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件名称。附件应当另页编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号（示例：津机管发〔20XX〕X号附件1）。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应使用全称、规范化简称或同类型机关统称。抄送机关，一般用 4 号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
（十七）印发机关和印发日期。公文的印送机关和印送日期。印发机关和印发日期一般用4 号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，使用阿拉伯数字，年份应标全称，月、日不编虚位，后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
（十八）页码。公文页数顺序号。一般用 4 号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘 7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续 编排。
第八条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第九条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越级的机关。
第十一条 向上级机关行文，应遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（二）以局名义向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经市委市政府同意或授权，属于局职权范围的事项应当直接报送上级主管部门。
（三）以局名义向上级机关报送的请示事项，应当提出倾向性意见后再进行上报，不得原文转报。
（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
请求市政府批转或市政府办公厅转发的公文，应同时附代拟稿。
（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以局名义向上级机关负责人报送公文，亦不得以局领导名义向上级机关报送公文。如确需向上级机关负责人直接报送公文的，则应由局主要负责同志在公文成文日期与正文之间签名，不得加盖公章。
第十二条 向下级机关行文，应遵循以下规则：
（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关，重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
（二）向受双重领导的下级单位行文，重要行文须抄送该下级机关的另一个上级机关。
（三）机关各处室在各自职能范围内可以向局属企事业单位相关部门行文。
（四）涉及局机关多个处室职权范围内的事务，处室之间未协商一致的，不得向下行文。擅自行文的，应责令其纠正或者撤销。
第十三条 不得向各区发布指令性公文或者在公文中向各区提出指令性要求。需市政府审批或授权的具体事项，经市政府同意后，可以行文，文中须注明“经市政府同意”字样。
第十四条 根据局工作职责，可以向各区机关事务管理部门行文。
第十五条 与其他同级党政机关、同级机构，必要时可以联合行文。联合行文一般由主办机关先签署意见，会办单位依次签署。
属于各自职权范围内的工作，不得联合行文，可以依据职权相互行文。
对涉及其他部门职权范围内的事项，未与有关部门协商或协商意见不一致时，不得行文。
第十六条 局机关除局办公室外，各处室不得以处室的名义对外正式行文。
经依法授权或委托承担公共管理和服务职能的局属单位可以以本单位名义对外行文。但向市政府请示或报告事项的，应以市机关事务管理局名义上报。
第五章 公文的拟制
第十七条 公文拟制包括以局党组、局行政或局办名义发布公文的起草、审核、签发等程序。
第十八条 发文要重实际、讲实效。法律法规已作出明确规定的，现行文件规定仍然适用的，不再发文。照抄照转党中央、国务院、国家机关文件或市委、市政府文件的，或者没有实质内容、可发可不发的文件，一律不发。
第十九条 实行发文计划管理制度。每年年底，各处室（单位）根据中央及我市重点工作部署，研究提出下一年度提请市委、市政府制发的规范性文件项目，由局办公室统一报市委、市政府审核批准后执行。
第二十条 公文起草应当做到：
（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草处室必须征求相关处室或者部门意见，力求达成一致。
（七）局主要负责同志应当主持、指导重要公文起草工作。
第二十一条 各处室（单位）拟以局党组、局行政或局办名义发文，处室（单位）负责同志审核签字后，填写发文单，经局办公室审核后，按程序报分管局领导、局主要负责同志签发。
局属单位起草，拟以局名义报送的文件，必须经对口处室审核把关后，按程序报送。
主办处室（单位）对公文质量负直接责任，处室（单位）主要负责人做为第一责任人要做好审核，严把政策法规关、业务事实关、文字数字关。
第二十二条 起草公文涉及局其他内设处室职能的，主办处室（单位）必须事先征求相关部门意见，取得一致。如意见有分歧，经充分协商仍不能取得一致时，主办处室（单位）应列明各方意见、理由和依据，提出建设性意见，报请相关局领导审定。
第二十三条 涉及行政规范性文件和党内规范性文件的，应先履行合法合规性审核，审核合格后，按程序报批；意见有分歧，经充分协商仍不能取得一致时，由起草处室报请相关局领导审定。
涉及政策性文件，牵头起草处室（单位）应将政策解读与政策制定工作同步组织、同步审签、同步部署。
第二十四条 外单位主办的联合行文，外单位送来会签公文后，由主办处室（单位）提出会签意见，并按局公文处理办法规定呈报局领导审签。会签完毕后，主办处室（单位）负责向局办公室室提供2份会签文稿留存。
第二十五条 局公文应按规定确定公开属性和涉密情况。公文起草处室根据政府信息公开有关规定，确定公开属性意见，经局办公室审定；除涉密公文或有特殊要求外，应主动公开。行政公文公开属性种类主要有：“此件主动公开、此件依申请公开、此件不公开”。涉密公文起草处室提出密级和保密期限初步意见，经局保密办审核定密。文件紧急程度由起草处室（单位）提出，局办公室审核确定。
第二十六条 以局党组、局行政和局办名义制发公文文稿签发前，由局办公室进行初审。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确；
（二）发文单是否填写准确、完整；
（三）公文公开类型是否符合要求；
（四）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过协调会签、意见一致；
（五）文种使用、公文格式、办文程序是否正确规范；
（六）文字表述是否准确精炼，是否符合公文草拟的有关要求；
（七）其他需要注意的事项。
第二十七条 经审核，符合规定的公文文稿，按程序报签；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草处室（单位）修改后重新报送；经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草处室（单位）并说明理由。
第二十八条 以局党组、局行政名义发文，由局办公室依照公文处理办法研究提出意见，承办处室（单位）呈报分管局领导、局主要负责同志签发。重大事项和上行文报局主要负责同志签发。局主要负责同志外出期间由主持工作的局领导报局主要负责同志阅知后签发。以局办名义发文，一般由承办处室（单位）分管局领导审批，局办公室分管局领导签发，必要时请局主要负责同志签发，事务性公文也可由局办公室主任签发。
联合发文由所有联署机关负责人会签。由我局主办的联合发文，一般由局主要负责同志签发；由其他部门主办的，一般由分管局领导签发，重要事项要经过局党组会议、局长办公会议讨论或向局主要负责同志报告，必要时请局主要负责同志签发。
公文签发人签发公文时，应签署明确意见及姓名、签发时间，圈阅或签名的，视为同意。
局属单位上报公文，由本单位主要领导同志签发。
第二十九条 各处室（单位）应为公文审核、局领导签发预留足够时间。严禁逼宫式、陷阱式报件。
第三十条 公文经局领导签发后，原则上不得再做修改。特殊情况下确需修改的，由承办处室（单位）请示局领导批准后，重新履行发文程序。
第六章 公文办理
第三十一条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第三十二条 收文办理指对我局收到的外来公文的办理过程，包括：签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。外来的文电、信函，统一由局办公室签收、拆封、登记、分发。
（一）签收。局办公室对收到的公文逐件清点，核对无误后签收，并注明签收时间。
（二）登记。对公文主要信息和办理情况详细记载。标明有关处室（单位）或个人的文电、信函，登记后直接分送有关处室（单位）或个人签收。
（三）初审。对收到的公文进行初审。初审的重点：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）承办。局往来文件由局办公室提出拟办意见。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出明确的拟办意见，经局办公室主任审核后报局领导批示或者转有关部门办理。各处室（单位）提出贯彻落实意见或措施，报分管局领导签批后，组织落实。
需要两个以上处室（单位）办理的，应当明确牵头处室（单位），牵头处室（单位）应主动协调协办处室（单位），按规定时限办理完毕。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（五）传阅。根据局领导批示和工作需要，局办公室将公文及时送传阅对象阅知或者办理。公文传阅或办理过程中，应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。公文不得在各处室（单位）间横向传递。
（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文由局办公室专人负责督办。
（七）答复。公文的办理结果应当由承办处室（单位）及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第三十三条 市政府批转我局办理的来文，或要求我局直接函复有关部门的，回复时应抄送市政府办公厅。
第三十四条 局领导批示件，由局办公室机要人员负责登记、分办。
第三十五条 收到的群众来信，由局办公室登记后转局信访办归口办理。
第三十六条 发文办理包括：复核、登记、印制、核发等程序。
（一）复核。已经局领导签批的公文，承办处室（单位）应在2个工作日内，将发文单、签批件、附件、印制公文的电子版等交局办公室，局办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，报原签批领导复审。
（二）登记用印。局办公室负责对复核后的公文进行详细记载，依照统一的公文格式排版，并按规定用印。复核无误后，确定发文字号，明确分送范围和印制份数，并详细记录。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。需要印制的公文，局办公室按照核定的印制数量印制公文，额外增加份数或加印，由承办处室商局办公室主任确定。公文数量较多，公文起草处室（单位）向局办公室提出申请，同意后自行印制。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
由于承办处室（单位）的原因造成公文重印的，由该处室（单位）主要负责人签字并经局办公室主任同意后重印。原公文由承办处室（单位）负责追回，并交局办公室处理。
（四）核发。公文印制完毕，公文起草处室（单位）和局办公室共同对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第三十七条 以局党组、局行政或局办名义下发的非涉密普发性公文，由承办处室（单位）负责下发；可以通过OA系统发送的，由局办公室负责。非普发性公文，印送主送单位1份，收文机关有份数要求的，按照要求办理。涉密文件按照有关要求在限定范围内发放，通过机要交通方式传递。
报呈上级机关的公文，由局办公室机要人员负责登记编号封装。
第三十八条 公文办理完毕后，承办处室（单位）应及时根据《中华人民共和国档案法》和局档案管理的有关规定，整理归档。不得随意堆放。个人不得保存应归档的公文。
归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，要保证归档公文齐全、完整，能正确反映主要工作情况，便于保管和利用。两个以上部门联合办理的公文，原件由主办部门归档，相关部门保存复制件。
第七章 公文管理
第三十九条 文秘部门、机要保密室设在局办公室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施。
第四十条 机关各处室、局属各单位应当认真执行公文管理制度，责任到人，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第四十一条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原拟定密级的处室（单位）报经局保密办审核确定。
外来公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。
第四十二条 密级文件一般不得复制。确因工作需要复制机密级、秘密级文件的，应符合有关规定并按程序报批。绝密级公文不得复制。复制的公文应加盖复制机关戳记，并应注明翻印的机关、份数和印发范围等，并视同原件管理。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第四十三条 公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第四十四条 不具备归档和存查价值的公文，经过文书处理鉴别，由机关各处室主要负责人鉴定并报经分管局领导审核同意批准，可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
销毁公文由局办公室统一负责联系市委保密委指定的文印销毁中心，在指定场所进行并由2人以上监销，确保安全。签字的销毁公文清单纳入公文收文登记编号，作为永久保留资料留档备查。
第四十五条 机构调整时，需要归档的公文、资料整理立卷后，按有关规定全部移交档案室。
第四十六条 局内设机构、局属单位合并，所有公文合并管理；内设机构、局属单位撤销，需归档的公文经整理（立卷）后按有关规定移交、清退。
工作人员离岗离职时，所在处室（单位）应督促将暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。
第八章 附则
第四十七条 本办法由局办公室负责解释。
第四十八条 本办法自印发之日起施行。原《机关事务管理局公文运转规则》《机关事务管理局公文处理工作规则》同时废止。
