“标准化+信息化”有效推动 机关事务管理工作高质量发展

一、引言

党的十九大开启了国家治理现代化的新征程,明确了政府治理改革创新的时间表、任务书和路线图,针对治理模式、结构、方式的变革作出了全面系统的安排。标准化信息化也被提到国家战略层面加以推进。机关事务工作负责保障党政机关规范、高效运行,是党和国家治理工作的重要组成部分,大力推进机关事务管理体系和管理能力现代化建设,优化机关管理、保障、服务要素,规范机关事务行为,改善机关运作方式,构筑更加科学高效的机关事务管理体系,推进机关事务工作高质量发展,既是提高机关行政效能,促进机关事务管理体制改革的必然选择,也是全面保障政府施政水平提升的必然要求。标准化信息化作为机关事务工作的规范和手段,是基础的基础,是实现高质量发展的必然要求。各地区各部门应结合实际,向标准化信息化聚焦,充分发挥标准化信息化助推机关事务管理工作高质量发展的作用[1]。

二、当前我国机关事务管理“标准化+信息化”建设的现状和问题

自2016年《机关事务工作“十三五”规划》提出“保障标准化”概念以来,各地区各部门积极探索、共同努力,制定规划,明确目标,逐步健全工作机构和运行机制,机关事务标准化工作有序推进,基本形成“一盘棋”的工作格局。 截至2018年底,国内大部分地区确立了机关事务标准体系目标,调整优化了以重要职能标准为主体、以标准类文件和组织内部标准为补充的标准布局。共发布省级地方标准10余件,已经立项或正在立项的30余件。首批试点单位四川省和湖北省十堰市已通过中期评估,12个地区建立了分项标准试点。机关事务标准化工作在全国范围内开展取得一定成绩,但同时也存在一些问题:一是部分单位 标准化意识不强,对标准化工作理论与方法掌握不够,导致相关工作流于形式,科学性、权威性大打折扣。二是标准体系不够科学和完善,标准化建设还存在碎片化、零散化、随机化现象,地区和部门的标准规范不协调,同一事项的标准在不同地区和部门不一致。在许多工作领域,缺乏根本性支撑标准,如统一规范的办公用房建设维修标准、机关运行经费开支标准等。三是标准文本的质量不够高,一些标准的制定带有主观性和应急性,一些标准的制定缺乏科学程序,还有一些标准的制定带有明显的团体利益烙印。此外,有些标准没有得到严格执行,形同虚设,一定程度上影响了标准的公信力和权威性[2]。

在机关事务信息化建设方面,随着云计算、大数据、物联网等技术的广泛应用,充分运用信息技术改造传统机关事务管理模式,大力推进“互联网+机关事务”,已经成为共识。一些地区开展了公务用车“全省一张网”服务平台、办公用房管理系统、公共机构节能管理系统建设。“智慧机关事务”也取得进展,比如,江西创建了“微信+”餐饮服务平台,宁波设计运行了“智慧后勤管理与服务平台”,广电总局提出了“数字后勤”新理念,国防科工局机关服务中心开发建设了“服优网”综合服务平台。四川建设全省“互联网+机关事务”(1+X)智慧管理大数据信息化平台;湖北省十堰市推进包含“一个中心、三个平台、六个系统”的机关事务智慧管理平台建设等。不同层级的机关对信息化建设的工作要求虽然有一定的共识,但在实际作操层面,机关事务信息化建设仍存在一些问题:一是缺乏总体规划和顶层设计。比如,在财务管理信息平台方面,由于缺乏公共财政一体化系统,无法实现包括预算编制、项目管理、指标下达、用款计划、国库集中支付、会计凭证自动生成、各种报表出具、预算执行分析以及决算等相互控制、环环相扣的工作闭环,造成预决算管理关系不顺畅。二是机关事务信息化建设重建设、轻应用,实用性不强,重复投资和浪费问题严重。各地区各部门各自开发机关事务管理的信息化平台,各自为政,缺乏有效地对接。在信息化平台层层搞推广应用过程中,省机关要求市机关,市机关要求县(区)机关使用上级机关的智能化管理系统,而事实与各级机关事务智能化的需要契合度又不高,最终只能成为摆设(或者下级机关舍弃原先使用的管理系统),造成人力财力的巨大浪费[3]。

三、实施机关事务管理“标准化+信息化”的战略要点

(一)扎实开展标准化建设,有效提升机关事务管理体系和管理能力的现代化水平

1.顶层设计标准体系框架

按照国管局《机关事务标准化发展规划(2018—2020 年》《机关事务标准化工作“十四五”规划》的具体要求,结合当前国家深化机关事务工作改革以及各地区各部门的工作实际,顶层构建本地区的机关事务管理工作标准体系框架。准确把握标准体系的科学性、协调性、完善性,通过统一的标准规范、科学的组织程序、细分的工作流程、精细的管控手段,实现了从体系到项目的模块化、操作环节的有序化、过程管控的痕迹化、监督管理的可溯化,做到了事事有人管、人人有专责、办事有标准、工作有检查、效果有奖惩,基本实现每个岗位、每项工作、每个环节、每个细节都有制度、标准或规范。

2. 突出重点标准,提升标准文本质量

在推进机关事务标准化工作中,聚焦关键环节,从各项工作中梳理出需要重点把握的事项。例如各地区各部门要围绕履行管理职能,优先推动机关事务领域重要法规配套标准的出台;结合工作实际,推动机关运行实物定额和经费预算标准的出台;发挥物业、餐饮、会议、幼教等服务标准的作用,提升服务质量效益等。同时各地区各部门开展标准制定时,严格按照标准制定法定程序,在国家、行业、地方相关法律、法规和标准的要求下,结合本地区本部门的工作实际进行细化、明确,力求可操作性。在标准创建和实施过程中建立完善的信息收集和传递渠道与平台,及时开展监督、检查与改进,确保标准化实现“PDCA”的良好运行与不断改进,切实保障标准文本的质量。

3.强化标准实施

标准实施是机关事务标准化建设的重点难点。一要加强宣传培训,运用网络、移动终端、自媒体等新型传播途径,开展形式多样的宣传,营造浓厚的机关事务服务标准化建设氛围,使标准化理念与方法入脑入心。二要统一配备标准工作手册,及时修改完善标准体系,组织重点标准的解读、培训和研讨。三要研究推广有效的标准实施方法和工作机制,建立统一的标准实施运行监测和效果评价体系,提升基层工作人员的标准化意识,激发实施标准的积极性,推动标准与一线业务工作深度融合,确保标准落地并取得实效。

(二)加强信息化系统总体设计,推动机关事务管理工作“智慧发展”

1.加强信息化建设顶层设计

不断提高和深化对机关事务信息化的认识,注重顶层设计、统一规划、建设和运维。在全国层面,以业务协同为导向,抓重点抓试点;在省级层面,以规划统筹为重点,抓“一张网”建设;在市县层面,以用为主,推动智慧后勤理念落地;在中央国家机关层面,重点推动智慧后勤,带动信息化建设。

2.系统之间应做到互联互通

合理运用云计算、大数据等技术,搭建基础平台,夯实信息化基础,同时利用各种当前的科技技术,数字化办公事务,将各子系统信息通过大数据进行分析,推动信息基础设施和网络安全协调发展,基础硬件、软件协调发展,电子政务内网、外网协调发展,助力各项工作“数据化”、“系统化”的管理目标的实现。

3.增强前瞻性和互联网思维

结合机关事务组织规划,配合机关事务管理局权责体系,坚持应用驱动原则,着力融合创新和集成创新,统筹安全与发展,进行流程固化、工作提效。实现更强的扩展性、更高的集成度,升级与移动端以及业务系统、微信、官网、外网的集成,大力推进智慧化建设。

(三)标准化和信息化“两化融合”,助推机关事务管理工作高质量发展

实施标准化和信息化“两化融合”协同发展,将机关事务管理服务的各个要素和环节组织起来,形成良好的运行机制,各项工作按照标准要求扎实开展,达到规范化、科学化、程序化,建立起机关事务管理和服务的最佳秩序。

1. 以标准化规范信息化,为信息化建设奠定基础

标准化是信息系统建设的基本前提,同时也是实现信息交换和信息资源共享的根本保证。按照“标准化+信息化”的理念和方法,实施标准化、信息化互动融合,通过信息化统一标准建设,统一数据编码标识、数据集成数据交换、数据质量等,确保不同层级系统有序衔接,不同种类信息数据共享,实现各地区各部门不同层级信息平台互联互通、业务数据共享共用,推动机关事务智慧管理大数据信息化平台建设,着力打造“标准化+”与“信息化+”融合发展的现代智慧机关事务。

2. 信息化助力标准化“落地生辉”

通过信息化建设,将标准化建设成果中的工作流程、信息标准、过程控制固化,减少标准执行中的自由裁量权和随意性,提升刚性约束,推进标准化落实落地。一是建设平台打通数据。建设“互联网+ 机关事务”智慧管理大数据信息化平台,实现各业务信息平台操作流程与标准体系中的规范流程匹配一致、与各项工作信息数据匹配一致。二是融合标准推动实施。将各标准体系和单项标准中可操作可量化的内容条款,嵌入到平台各项模块设置和程序选项,实现使用平台的同时,自动强制执行标准。三是丰富载体扩展应用。利用OA办公系统、移动终端APP等信息化手段扩展标准成果应用,提高机关干部职工使用标准范围和频率,切实将标准融入日常业务工作实践中。